Nota korygująca i faktura korygująca są dokumentami służącymi do poprawiania błędów, jednak istnieją między nimi istotne różnice. W niniejszym artykule znajdziesz kompletny przewodnik wyjaśniający, kiedy stosować notę korygującą, a kiedy fakturę korygującą.
Kluczowe wnioski:- Nota korygująca służy do poprawiania błędów formalnych, faktura korygująca do korekty błędów merytorycznych.
- Notę korygującą wystawia nabywca, fakturę korygującą wystawca.
- Nota korygująca nie wymaga akceptacji nabywcy, faktura korygująca tak.
- Nota korygująca nie wpływa na rozliczenia podatkowe, faktura korygująca tak.
- Notę korygującą można sporządzić w dowolnej formie, faktura korygująca musi spełniać wymogi formalne faktury.
Różnice w zakresie korekty
Podstawową różnicą między notą korygującą a fakturą korygującą jest zakres błędów, które można poprawić za ich pomocą. Nota korygująca służy do korekty błędów formalnych, które nie mają wpływu na kwestie podatkowe, natomiast faktura korygująca dotyczy błędów merytorycznych związanych z rozliczeniami podatkowymi.
Błędy formalne to na przykład literówki w nazwisku lub adresie, pomyłki w numerach telefonów, niepełne nazwy usług lub towarów. Natomiast błędy merytoryczne dotyczą na przykład ilości i jednostek miary sprzedanych produktów, cen jednostkowych, stawek podatkowych czy wartości sprzedaży netto oraz podatku.
Notę korygującą można zastosować tylko w przypadku drobnych pomyłek, które nie mają wpływu na istotę transakcji. Jeśli błąd jest poważniejszy, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Możliwości poprawiania błędów
Kolejną ważną różnicą jest podmiot uprawniony do wystawienia dokumentu korygującego. Notę korygującą wystawia zawsze nabywca towaru lub usługi, czyli podmiot, który otrzymał fakturę obarczoną błędami. Natomiast fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca, czyli podmiot będący wystawcą faktury pierwotnej.
Oznacza to, że przy większych, istotnych błędach, nabywca musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o skorygowanie faktury. Nie może samodzielnie tego zrobić tak jak w przypadku drobnych pomyłek, gdzie wystarczy wystawiona przez niego nota korygująca.
Przypadki zastosowania noty
Kolejna istotna różnica dotyczy akceptacji dokumentu korygującego. Nota korygująca co do zasady nie wymaga akceptacji kontrahenta, choć powinno mu się ją przedstawić wraz z kopią faktury. Natomiast faktura korygująca zawsze wymaga formalnej akceptacji przez jej odbiorcę.
Wynika to z faktu, że faktura korygująca prowadzi do zmian w rozliczeniach podatkowych po obu stronach transakcji. Dlatego tak istotna jest w tym przypadku zgoda nabywcy na wprowadzenie korekty rozliczeń VAT czy podatku dochodowego.
Nota korygująca nie wpływa na rozliczenia podatkowe i dlatego nie wymaga akceptacji nabywcy.
Jeszcze jedną ważną różnicą jest sposób sporządzenia obu rodzajów dokumentów korygujących. Notę korygującą można napisać w dowolnej formie – nawet odręcznie lub w edytorze tekstu. Nie musi spełniać rygorów narzuconych dla faktur. Natomiast faktura korygująca podlega takim samym wymogom formalnym jak zwykła faktura, więc konieczne jest jej wystawienie z wykorzystaniem programów finansowo-księgowych.
Czytaj więcej: Sekrety współpracy pokolenia X z pokoleniem Z - niespodziewane odkrycie reprezentanta X
Procedura wystawiania noty
Procedura wystawiania noty korygującej jest prosta i nie wymaga od nabywcy specjalnych umiejętności czy oprogramowania finansowego. Wystarczy napisać notę wskazując w niej dane korygowanej faktury, swoje dane jako nabywcy oraz sprecyzować na czym polegał błąd i jaka jest jego prawidłowa treść.
| Numer faktury | 10/01/2023 |
| Data sprzedaży | 05.01.2023 |
Powyższe dane jednoznacznie identyfikują fakturę, która zawiera błędy wymagające korekty. Następnie należy dodać konkretne wskazania, w jakim zakresie faktura zostaje skorygowana.
Notę korygującą przesyła się do wystawcy faktury pierwotnej w celach informacyjnych, choć jak już wspomniano – nie wymaga ona jego formalnej akceptacji.
Wymagane dane w nocie
Aby nota korygująca była w pełni funkcjonalna, powinna zawierać poniższe dane:
- numer i datę jej wystawienia
- dane nabywcy towarów lub usług
- dane sprzedawcy będącego wystawcą faktury korygowanej
- numer, datę sprzedaży i datę wystawienia faktury korygowanej
- wskazanie zakresu korekty - błędna treść na fakturze i prawidłowa treść
Umieszczenie powyższych danych sprawia, że nota korygująca zawiera wszystkie konieczne informacje i może zostać uznana za dokument korygujący zgodny z przepisami prawa.
Akceptacja noty przez sprzedawcę
Choć formalnie nota korygująca nie wymaga akceptacji sprzedawcy, to w praktyce powinna mu zostać przedstawiona wraz z kopią faktury pierwotnej. Służy to celom informacyjnym i ma zapobiec potencjalnym nieporozumieniom.
Wystawca faktury korygowanej nie musi w żaden sposób potwierdzać otrzymania noty korygującej ani akceptować jej. Przepisy nie określają w jakiej formie ewentualna akceptacja miałaby nastąpić. Praktyka rynkowa wypracowała pewne standardy w tym zakresie.
Zwykle za wystarczającą uznaje się akceptację w formie maila zwrotnego lub podpisu sprzedawcy na kopii otrzymanej noty korygującej. Jednak jak już podkreślono, są to tylko dobre praktyki, a nie wymogi formalne tak jak przy fakturze korygującej.
Podsumowanie
W powyższym artykule omówiłem kluczowe różnice między notą korygującą a fakturą korygującą. Przedstawiłem, kiedy należy zastosować każdy z tych dokumentów, jakie błędy można poprawić, kto jest uprawniony do ich wystawienia oraz jak wygląda procedura korygowania faktur.
Z tego kompleksowego porównania wynika, że nota korygująca służy do prostej korekty drobnych, formalnych błędów. Natomiast faktura korygująca dotyczy istotnych problemów merytorycznych. Warto wiedzieć o tych różnicach, aby uniknąć błędów przy korygowaniu faktur.
Mam nadzieję, że moje wyczerpujące wyjaśnienia pozwolą Ci dobrze zorientować się w temacie i świadomie podejmować decyzje, kiedy zastosować notę korygującą, a kiedy fakturę korygującą. Zapraszam do ponownej lektury artykułu, jeśli potrzebujesz przypomnieć sobie szczegóły.
Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące poruszanych zagadnień, zapraszam do kontaktu. Chętnie odpowiem na Twoje wątpliwości i pomogę w praktycznym zastosowaniu omówionych tu narzędzi korygowania faktur.
