News

Rozliczenie podróży służbowych - nowe zasady, wzory i przykłady

Autor Maciej Bąk
Maciej Bąk06.05.20243 min.
Rozliczenie podróży służbowych - nowe zasady, wzory i przykłady

Wyjeżdżasz w delegację służbową? Nie wiesz, jak rozliczyć koszty podróży i co ci przysługuje? Jesteś we właściwym miejscu! W tym artykule dowiesz się wszystkiego, czego potrzebujesz - poznasz nowe zasady rozliczania podróży służbowych, zobaczysz gotowe wzory dokumentów oraz praktyczne przykłady. Dzięki temu będziesz pewny, że rozliczysz swoją delegację zgodnie z przepisami i nie stracisz ani grosza.

Podstawa prawna rozliczania podróży służbowych

Przepisy dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. Dokument ten reguluje kwestię należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu odbywania delegacji służbowych.

Na mocy tego rozporządzenia, pracownikowi udającemu się w podróż służbową przysługują określone świadczenia. Najważniejszymi z nich są dieta - stanowiąca ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia oraz zwrot rzeczywiście poniesionych wydatków na przejazdy, noclegi i inne, niezbędne koszty potwierdzone odpowiednimi dokumentami.

Warto zaznaczyć, że pracodawca ma prawo określić środek transportu, z którego pracownik powinien skorzystać podczas podróży służbowej. W przypadku użycia prywatnego pojazdu, przysługuje zwrot poniesionych w ten sposób kosztów paliwa według stawki zwanej "kilometrówką".

Przebieg rozliczenia podróży krajowej i zagranicznej

Aby móc otrzymać należne świadczenia z tytułu odbycia delegacji służbowej, pracownik musi przedstawić dokument potwierdzający fakt jej odbycia - polecenie wyjazdu służbowego. Dokument ten musi zawierać szereg niezbędnych informacji, takich jak cel i miejsce wyjazdu, środek transportu, czas trwania oraz, opcjonalnie, wysokość wypłaconej zaliczki na pokrycie kosztów podróży.

W przypadku podróży krajowej, stawka diety jest stała i wynosi 38 zł za dobę. Dodatkowo przysługuje zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków poniesionych w związku z delegacją i potwierdzonych odpowiednimi dokumentami.

  • Rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami kraju różni się wysokością diet, uzależnioną od kraju docelowego.
  • Pracownik otrzymuje pełną dietę zagraniczną, jeśli podróż trwa ponad 12 godzin. Krótsze wyjazdy wiążą się z wypłatą jej części.
  • W obu przypadkach, zapewnienie pracownikowi wyżywienia przez pracodawcę skutkuje obniżeniem należnej diety.

Istotną kwestią jest obowiązek pracodawcy do wypłacenia zaliczki na pokrycie kosztów delegacji zagranicznej przed jej rozpoczęciem. W przypadku podróży krajowych, zaliczka wypłacana jest jedynie na wniosek pracownika.

Czytaj więcej: Rząd zignoruje inicjatywę prezydenta w sprawie spornej ustawy

Wzór polecenia wyjazdu służbowego do rozliczenia kosztów podróży

Zdjęcie Rozliczenie podróży służbowych - nowe zasady, wzory i przykłady

Jednym z najważniejszych dokumentów w procesie rozliczania podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. Stanowi ono podstawę do naliczenia należnych świadczeń i musi zawierać szereg istotnych informacji. Oto wzór, który może zostać wykorzystany:

[Tutaj umieść wzór polecenia wyjazdu służbowego ze wszystkimi niezbędnymi informacjami]

Po odbyciu delegacji, pracownik ma obowiązek dostarczyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, takie jak faktury, rachunki czy bilety. Na podstawie polecenia wyjazdu służbowego oraz tych dokumentów, pracodawca dokona rozliczenia i wypłaci należne świadczenia - dietę, zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych opłat.

Najczęstsze pytania

Zgodnie z przepisami, pracownik ma 14 dni od zakończenia delegacji na rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowej. W tym czasie musi dostarczyć pracodawcy wszelkie niezbędne dokumenty potwierdzające wydatki i umożliwić prawidłowe naliczenie przysługujących mu świadczeń.

Ryczałt zwany "kilometrówką" przysługuje pracownikowi, który w celach służbowych użył własnego pojazdu. Wysokość tego ryczałtu zależy od rodzaju użytego samochodu i jest mnożona przez liczbę przejechanych kilometrów. Stanowi on zwrot poniesionych kosztów paliwa.

W sytuacji, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, może złożyć pisemne oświadczenie opisujące okoliczności utraty dokumentów i wysokość poniesionych kosztów. Pozwala to na uwzględnienie ich podczas rozliczania delegacji.

Tak, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć koszty związane z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki na noclegi mogą zostać rozliczone w pełnej wysokości, a dieta w takiej samej kwocie, jak w przypadku pracowników. Konieczne jest jednak udokumentowanie celu wyjazdu.

Wysokość diet przysługujących za podróże służbowe poza granice kraju jest ustalana indywidualnie dla każdego państwa. Aktualne stawki można znaleźć w obowiązujących przepisach, wydawanych np. w formie rozporządzeń Ministra Rodziny i Polityki Społecznej.

Oceń artykuł

rating-outline
rating-outline
rating-outline
rating-outline
rating-outline
Ocena: 0.00 Liczba głosów: 0

5 Podobnych Artykułów:

  1. Studia już nie są potrzebne? Czy to prawda?
  2. Prezydent podpisał ważne ustawy nowego rządu w piątek wieczór
  3. Co Prezes NBP mówi o inflacji? Klucz do decyzji RPP na wykresie
  4. Pośredniczka oszukała klienta, komornik bezradny. Pomagające całe rodziny
  5. Opłaty i długość trasy z Wrocławia do Krakowa. Ile kosztuje przejazd autostradą?
Autor Maciej Bąk
Maciej Bąk

Interesuję się rynkami finansowymi i inwestowaniem. Prowadzę blog, na którym publikuję porady z zakresu oszczędzania, lokowania kapitału, zarządzania budżetem domowym. Dzielę się swoją wiedzą.

Udostępnij post

Napisz komentarz

Polecane artykuły