Wypowiedzenie umowy mailem, Czy można wysłać wypowiedzenie mailem - to częste pytanie wielu osób, które chcą rozwiązać umowę z bankiem lub inną instytucją. W dobie cyfryzacji wygodnie jest przesłać taki dokument pocztą elektroniczną, jednak nie zawsze jest to w pełni skuteczne i bezpieczne. W artykule wyjaśnimy, jakie zasady obowiązują przy wypowiadaniu umów mailem, jak to zrobić poprawnie, aby było skuteczne prawnie oraz kiedy lepiej jednak zdecydować się na tradycyjną, pisemną formę.
Kluczowe wnioski:
- Wypowiedzenie umowy mailem jest możliwe, ale trzeba zachować odpowiednią formę i mieć świadomość ograniczeń.
- Najbezpieczniej wysłać wypowiedzenie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
- Przy umowach z bankiem zwykle wymagany jest podpis notarialnie poświadczony pod wypowiedzeniem.
- Warto zachować kopię wysłanego mailem wypowiedzenia oraz potwierdzenie jego dostarczenia.
- Przed wysłaniem wypowiedzenia mailem lepiej skonsultować się z prawnikiem.
Jak poprawnie wypowiedzieć umowę mailem?
wypowiedzenie umowy mailem jest coraz popularniejszą formą rozwiązania umowy z bankiem lub inną instytucją. Jednak aby takie wypowiedzenie było skuteczne, należy zachować odpowiednią formę i uwzględnić pewne zasady. Przede wszystkim warto sprawdzić, czy umowa w ogóle dopuszcza możliwość wypowiedzenia drogą elektroniczną - niektóre wymagają formy pisemnej. Jeśli umowa umożliwia wypowiedzenie mailem, należy przesłać skan podpisanego wypowiedzenia, najlepiej z podpisem notarialnie poświadczonym.
wypowiedzenie powinno być przesłane z adresu e-mail wskazanego w umowie jako kontaktowy. Dobrze też poprosić o potwierdzenie odbioru i przechowywać takie potwierdzenie wraz z kopią wysłanego maila. Warto sprawdzić też w regulaminie, czy wypowiedzenie zaczyna obowiązywać od momentu wysłania maila, czy dopiero po potwierdzeniu jego otrzymania przez drugą stronę.
Należy pamiętać, że wypowiedzenie umowy to ważny dokument, dlatego forma mailowa niesie pewne ryzyko np. nieotrzymania wiadomości przez adresata. Dlatego rozważniej jest wysłać wypowiedzenie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, który stanowi bezpieczniejsze potwierdzenie przekazania informacji drugiej stronie.
Wzór wypowiedzenia umowy mailem
Jeśli zdecydujemy się na wypowiedzenie umowy mailem, powinniśmy zadbać o odpowiednią formę pisma. Wypowiedzenie musi zawierać dane obu stron umowy, numer umowy której dotyczy, datę i oznaczenie wypowiedzenia oraz podpis osoby wypowiadającej lub pełnomocnika. Można wykorzystać następujący wzór:
Miejscowość, data
Imię i nazwisko konsumenta
Adres zamieszkania
Nazwa i adres przedsiębiorcy
Dot. umowy nr XXX z dnia XXX
Wypowiedzenie umowy
Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko konsumenta] zamieszkały pod adresem [adres zamieszkania], jako konsument wypowiadam niniejszym umowę nr XXX z dnia XXX zawartą z [nazwa i adres przedsiębiorcy].
Umowa zostaje wypowiedziana z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynikającego z umowy/regulaminu tj. [np. ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego].
Z poważaniem
[czytelny podpis]
Kiedy wysłanie wypowiedzenia mailem jest skuteczne?
Wypowiedzenie umowy mailem może być skuteczną drogą rozwiązania umowy, jeśli spełnione są określone warunki. Przede wszystkim umowa lub regulamin muszą dopuszczać taką formę wypowiedzenia - jeśli wymagają one wyłącznie formy pisemnej, wypowiedzenie mailem nie będzie ważne. Ważne jest też, by mail został wysłany z adresu wskazanego jako kontaktowy w umowie.
Kluczowe jest również potwierdzenie otrzymania wypowiedzenia przez drugą stronę, najlepiej z podpisem i datą odbioru. Dobrą praktyką jest też wysyłanie maila z opcją "żądaj potwierdzenia odczytu" - daje to pewność, że wiadomość dotarła do adresata. Ważne jest zachowanie kopii wysłanej wiadomości wraz z załączonym skanem wypowiedzenia.
Jeśli w regulaminie nie ma innych zapisów, wypowiedzenie zaczyna obowiązywać dopiero z datą otrzymania i potwierdzenia maila przez drugą stronę. Nie można więc założyć, że samo wysłanie wiadomości kończy umowę - konieczne jest otrzymanie potwierdzenia od banku/instytucji.
Czytaj więcej: Jak wypowiedzieć umowę o internet? Poradnik krok po kroku.
Jakich zasad przy wysyłaniu wypowiedzenia mailem należy przestrzegać?
Aby wypowiedzenie umowy mailem było skuteczne, należy przestrzegać kilku istotnych zasad.
- Przede wszystkim sprawdzić, czy umowa w ogóle dopuszcza wypowiedzenie drogą mailową - jeśli wymaga formy pisemnej, mail może być niewystarczający.
- Dołączyć skan wypowiedzenia z podpisem - najlepiej poświadczonym notarialnie.
- Wysłać z adresu wskazanego w umowie jako kontaktowy.
- W treści powołać się na numer i datę wypowiadanej umowy.
- Zachować potwierdzenie odbioru i ewentualnego przeczytania wiadomości przez odbiorcę.
wypowiedzenie powinno jasno wskazywać wolę rozwiązania umowy i zawierać wszystkie niezbędne dane identyfikujące. Należy też sprawdzić datę, od której zacznie obowiązywać. Jeśli to możliwe, lepiej jednak zdecydować się na bardziej bezpieczną formę listu poleconego.
Wzór potwierdzenia odbioru wypowiedzenia
Potwierdzenie odbioru wypowiedzenia umowy wysłanego mailem może mieć następującą formę:
Potwierdzam odbiór w dniu [data] o godzinie [godzina] wiadomości e-mail od Pana/Pani [imię i nazwisko] wysłanej z adresu [adres e-mail] zawierającej wypowiedzenie umowy nr [numer umowy] z dnia [data zawarcia umowy].
[pieczęć firmowa]
[czytelny podpis osoby uprawnionej]
[imię i nazwisko]
[stanowisko]
Takie potwierdzenie wraz z kopią wysłanej wiadomości e-mail pozwoli udowodnić drugiej stronie skuteczne rozwiązanie umowy drogą elektroniczną z zachowaniem wymogów formalnych.
Jak udowodnić wysłanie wypowiedzenia umowy mailem?
Aby mieć dowód na wysłanie wypowiedzenia umowy mailem, należy:
- zachować kopię wysłanej wiadomości z wypowiedzeniem w załączniku,
- uzyskać potwierdzenie odbioru i przeczytania maila przez drugą stronę (wydruk potwierdzenia z programu pocztowego),
- poprosić o mailowe potwierdzenie otrzymania wypowiedzenia przez bank/firmę i również je wydrukować,
- sporządzić wydruk z historii korespondencji z serwera pocztowego, potwierdzający wysłanie maila na właściwy adres,
- zachować na komputerze oryginał wysłanego maila (plik .eml).
W razie sporu te dowody posłużą jako potwierdzenie próby skutecznego wypowiedzenia umowy z zachowaniem formy elektronicznej. Jednak najbezpieczniejszym sposobem pozostaje wysłanie wypowiedzenia listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Wypowiedzenie umów bankowych - jakie dodatkowe wymogi obowiązują?
Wypowiadając umowę z bankiem mailem, trzeba pamiętać o kilku dodatkowych wymogach.
Przede wszystkim w przypadku wielu umów bankowych, zwłaszcza kredytowych, konieczne jest złożenie wypowiedzenia z podpisem notarialnie poświadczonym. Wypowiedzenie drogą mailową nie będzie zatem wystarczające.
Jeśli regulamin banku dopuszcza formę elektroniczną, trzeba wysłać skan wypowiedzenia z takim poświadczonym podpisem. Należy też sprawdzić, czy konieczne jest zachowanie okresu wypowiedzenia i od kiedy zacznie on biec - często banki wymagają 1-3 miesięcy okresu wypowiedzenia.
Kluczowe jest otrzymanie potwierdzenia odbioru wiadomości od banku, najlepiej z podpisem i datą. Warto też wysłać pismo listem poleconym, co stanowi dodatkowe potwierdzenie woli rozwiązania umowy.
Przykładowe postanowienie umowy bankowej o wypowiedzeniu
"Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, przy czym wypowiedzenie przez Bank wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności."
W takim przypadku, jeśli to klient wypowiada umowę, może zrobić to mailem, ale musi zachować 1-miesięczny okres wypowiedzenia. Natomiast bank może wypowiedzieć umowę tylko drogą listowną.
Jakie są konsekwencje błędnego wypowiedzenia umowy mailem?
Decydując się na wypowiedzenie umowy mailem, trzeba mieć świadomość konsekwencji, jakie może nieść ze sobą błędne zredagowanie takiego wypowiedzenia lub niezachowanie wymogów formalnych.
Jeśli umowa wymaga formy pisemnej, a my wyślemy wypowiedzenie mailem, może ono zostać uznane za bezskuteczne, a umowa nadal będzie obowiązywać. Podobnie jeśli nie dopełnimy wymogu poświadczenia podpisu przez notariusza.
Błędy w treści wypowiedzenia, np. brak numeru wypowiadanej umowy, mogą również sprawić, że druga strona uzna je za nieskuteczne. Musimy więc pamiętać o umieszczeniu wszystkich wymaganych danych identyfikujących.
Ryzykowne jest też niepotwierdzenie odbioru maila z wypowiedzeniem - wówczas trudno nam udowodnić przekazanie go drugiej stronie. Takie wypowiedzenie może zostać uznane za niedokonane.
Dlatego najbezpieczniej jest wysłać wypowiedzenie listem poleconym lub zasięgnąć porady prawnika, by uniknąć negatywnych konsekwencji błędnego rozwiązania umowy drogą mailową.
Podsumowanie
Wypowiedzenie umowy mailem to wygodna i popularna forma rozwiązania umowy, jednak niesie ze sobą pewne ryzyko. Należy pamiętać, żeby załączyć skan wypowiedzenia z podpisem i wysłać z adresu wskazanego w umowie. Kluczowe jest też uzyskanie potwierdzenia odbioru od banku lub firmy i zachowanie takiego potwierdzenia.
Przed wysłaniem wypowiedzenia warto sprawdzić, czy umowa w ogóle dopuszcza taką formę i jakie są wymogi co do terminów i podpisu. Inaczej możemy narazić się na zarzut nieskutecznego rozwiązania umowy. Pamiętajmy też, że w przypadku umów bankowych często konieczne jest poświadczenie podpisu przez notariusza.
Mimo wygody, lepiej rozważyć wysłanie wypowiedzenia pocztą - list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru stanowi bezpieczniejszy ślad przekazania informacji drugiej stronie. Warto też skonsultować się z prawnikiem, aby mieć pewność co do skuteczności wypowiedzenia umowy mailem.
Podsumowując, jest to wygodna forma, ale należy zachować ostrożność i zadbać o odpowiednie potwierdzenie wysłania i otrzymania wypowiedzenia. W przypadku wątpliwości lepiej wybrać tradycyjną formę pisemną dla bezpieczeństwa prawnego.
