Wprowadzenie sprawnych procedur, które pozwalają na wykrycie i uniemożliwienie praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu jest jednym z najważniejszych obowiązków, które ustawa o AML nakłada na instytucje obowiązane. Warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalnych podmiotów w tym zakresie i zlecić im przeprowadzenie zewnętrznego audytu. Pozwoli to na skuteczne wdrożenie procedur AML i zapewni ich zgodność z wymogami ustawowymi.
Sporządzenie oceny ryzyka
Sporządzenie oceny ryzyka jest punktem wyjścia w realizacji innych, ustawowych obowiązków nałożonych na instytucje obowiązane. Powinna obejmować identyfikację ryzyka oraz jego ocenę. Jej wdrożenie musi uwzględniać takie czynniki jak m. in.: obszar geograficzny, klientów, transakcje, usługi, czy produkty. Instytucje przy jej sporządzaniu mogą uwzględniać opracowaną przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej krajową ocenę ryzyka oraz postanowienia dyrektyw unijnych w tym zakresie, obejmujące np. ryzyko sektorowe, zagrożone obszary rynku wewnętrznego, czy najbardziej powszechne metody przestępców związane z praniem pieniędzy. Nie rzadziej niż raz na 2 lata instytucja obowiązana jest zobligowana do aktualizacji przyjętej przez siebie oceny ryzyka. Wsparciem w tym zakresie może być zlecenie zewnętrznego audytu - rozwiązanie takie niesie ze sobą wiele korzyści, ponieważ umożliwia weryfikację działalności instytucji obowiązanej pod względem wymogów nałożonych na nie przez regulacje AML.
Zewnętrzny audyt AML
Choć audyt zewnętrzny nie jest ustawowym obowiązkiem instytucji obowiązanej, to coraz więcej instytucji zleca wykonanie “przeglądu AML” zewnętrznym ekspertom - wyspecjalizowanym firmom i kancelariom prawnym. Audyt taki musi być niezależny, dlatego powinien zostać przeprowadzony przez osobę, która nie realizuje obowiązków AML w tej organizacji oraz nie była zaangażowana w proces tworzenia rozwiązań, polityk i procedur AML. Korzyści, których dostarcza przyjęcie takiego rozwiązania jest bardzo wiele, a niektóre z nich mają wymiar czysto praktyczny - pozwalają firmom na redukcję kosztów prowadzenia działalności. Coraz nowsze i surowsze wymagania prawodawcy wynikające z implementacji rozwiązań wspólnotowych wiążą się z wydatkami, które instytucje obowiązane ponoszą w związku z wdrożeniem systemów IT, szkoleniami pracowników, tworzeniem działów i komórek organizacyjnych. Audyt może w wydatny sposób zmniejszyć te wydatki. Zlecenie audytu ma też oczywiście na celu pomoc organizacji w sporządzeniu oceny ryzyka, ale także identyfikacji i weryfikacji beneficjenta rzeczywistego, PEP oraz w dokonaniu oceny transakcji pod kątem AML. Stopień skomplikowania wymogów i procedur AML sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wsparcie niezależnych specjalistów dokonujących audyt zewnętrzny w zakresie AML. Możliwe, że w przyszłości jego przeprowadzenie będzie w naszym kraju obowiązkowe, tak jak to miejsce m. in. w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii.
Zakres audytu zewnętrznego AML
Audyt zewnętrzny AML będzie za każdym razem wyglądał inaczej - jest to uzależnione od zasięgu i specyfiki działalności, którą musi uwzględniać. Obejmuje on analizę sytuacji firmy w kontekście dopełnienia wymagań procesów AML, jak również ocenę stanu kompetencji pracowników w tym obszarze. Główny zakres takiego audytu to m. in. ustalenie obowiązków instytucji obowiązanej, ocena zgodności działań z procedurami AML, identyfikacja obszarów narażonych na ryzyka, ocena dokumentacji oraz ustalenie, które osoby są odpowiedzialne na tych obszarach oraz jakie są ich kompetencje i stan wiedzy. Sporządzenie protokołu zawierającego wyniki oraz zalecenia jest wymiernym efektem audytu zewnętrznego, który ze względu na indywidualny charakter, stanowi realną wartość dla instytucji obowiązanej.
Audyt zewnętrzny umożliwia również opracowanie takich zasad kontroli wewnętrznej, które obejmują m. in. opracowanie mechanizmów zarządzania ryzykiem AML i oceny ryzyka, czynności minimalizujące ryzyko prania pieniędzy, zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i wiele innych. Odwiedź stronę https://procedura-aml.pl/, aby dowiedzieć się dlaczego elementy te są tak ważne dla zgodnego z prawem funkcjonowania instytucji obowiązanej.
Procedura kontrolna AML
Audyt zewnętrzny i wdrożenie jego zaleceń umożliwia przygotowanie się instytucji obowiązanej do kontroli. Jej procedurę reguluje ustawa prawo przedsiębiorców oraz ustawa AML, które dodatkowo wskazują Generalnego Inspektora Informacji Finansowej jako podmiot, który sprawuje kontrolę w zakresie ustawowych obowiązków instytucji obowiązanych w kontekście AML. Organy nadzoru różnią się w zależności od typu podmiotu obowiązanego i mogą to być również m. in.: KNF (np. dla banków, instytucji płatniczych), Prezes NBP (dla kantorów), prezesi sądów apelacyjnych (dla notariuszy) i inni.
Kontrole przeprowadza się w oparciu o półroczne plany kontroli, choć zdarzają się również kontrole doraźne, które nie są ujmowane w planie. Corocznie ustala się obszary i sektory narażone w sposób szczególny na ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu - nadaje się im priorytet w kwestii przeprowadzania kontroli.
Kary za uchybienie ustawowych obowiązków
Zewnętrzny audyt umożliwia indywidualne dopasowanie działalności instytucji obowiązanej do wymogów prawa, co jest niezwykle ważne w kontekście omówionej wyżej kontroli przeprowadzanej przez uprawnione do tego organy, ale również ryzyka sankcji. Trzeba wiedzieć, że naruszenie przepisów ustawy może skutkować nałożeniem na instytucję obowiązaną kary administracyjnej takiej jak np.: kara pieniężna, opublikowania informacji o zakresie naruszenia przepisów w BIP przez wskazaną instytucję obowiązaną, cofnięcia zezwolenia lub koncesji, wykreślenia podmiotu z rejestru działalności rejestrowanej, czy też nakazanie zaprzestania realizowania wskazanych czynności. Obok kar administracyjnych możliwe jest także wystąpienie odpowiedzialności karnej - zwłaszcza w przypadku uniemożliwiania, utrudniania kontroli lub przekazania GIIF nieprawdziwych informacji lub braku ich przekazania.
Podsumowanie
Audyt pozwala rozwiać wątpliwości w zakresie spełniania wymogów regulacji AML i zabezpiecza interesy instytucji obowiązanej na przyszłość. Jest to szczególnie ważne w kontekście przyjętego przez unijnego ustawodawcę dla rygoru AML, tzw. risk based approach. Zakłada on minimalne ustawowe regulacje skierowane do podmiotów obowiązanych, co sprawia, że wszelkie wsparcie w tym obszarze pozwala wyklarować, jak należycie wypełniać obowiązki ciążące na organizacjach. Zlecenie audytu zewnętrznego jest bardzo dobrą praktyką, ponieważ okresowy “przegląd” AML wykonany przez bezstronnego eksperta zdecydowanie pomaga w procesach AML i zwiększa ich poziom bezpieczeństwa. Nie bez znaczenia są też kwestie operacyjne - audyt zewnętrzny zapewnia po stronie instytucji obowiązanej dużą oszczędność czasu.
